Natychmiast po aktywacji wtyczka WP Booking Panel automatycznie tworzy strony Rezerwacja terminów i Moje rezerwacje. Od strony administratora WordPressa wyglądają one na puste, ale w żadnym wypadku ich nie usuwaj, ponieważ pierwsza z nich automatycznie opublikuje galerię Twoich usług dla rezerwacji wizyt, a druga posłuży jako strona autoryzacyjna dla klientów i pracowników.
Aby rozpocząć pracę z wtyczką, należy podać klucz licencyjny. Klucz powinien być otrzymany na maila wraz z linkiem do pobrania archiwum plików wtyczki.
Należy pamiętać, że klucz jest ważny tylko dla nazwy domeny, która została wpisana w formularzu na stronie WP Booking Panel
Aby w pełni wykorzystać możliwości wtyczki należy ją odpowiednio skonfigurować.
Na ten adres będą wysyłane powiadomienia o nowych zamówieniach, potwierdzeniach rezerwacji itp. Domyślnie używany jest adres administratora strony. Jeśli jednak w Twojej firmie administrator strony i administrator biznesowy to różne osoby, to korzystniej będzie dla Ciebie zmienić ten adres e-mail, aby ważne informacje trafiały bezpośrednio do odpowiedniej osoby.
W zależności od Twojego modelu biznesowego, musisz skonfigurować adres świadczenia usług, wybierając jedną z trzech możliwych opcji.
Podany adres zostanie automatycznie dodany do wiadomości e-mail dla Twoich klientów o szczegółach rezerwacji.
Aby zagwarantować, że automatyczne wiadomości e-mail z Twojej strony były zawsze dostarczane do adresata, wtyczka zapewnia prostą integrację z zewnętrznym serwisem dostarczania wiadomości e-mail Sendgrid. Wystarczy podać klucz API, który otrzymasz na swoim koncie w serwisie Sendgrid. Już w darmowym planie taryfowym będziesz miał 100 wysłanych wiadomości dziennie.
Jeśli Twoja strona ma już skonfigurowane automatyczne dostarczanie wiadomości e-mail, po prostu pozostaw to pole puste, a wtyczka użyje natywnej funkcji WordPress wp_mail().
Aby Twój klient przypadkowo nie zapomniał o zarezerwowanej wizycie, wtyczka może wysłać przypomnienie za pomocą SMS-a w ustawionym przez Ciebie czasie. Aby włączyć tę funkcję, należy posiadać konto w serwisie Twilio, a także skonfigurować codzienne zadanie cron (dla niespecjalisty może się to wydawać czymś bardzo skomplikowanym, ale w rzeczywistości jest to bardzo proste).
Wysyłanie SMS-ów jest opcją płatną, za każdy wysłany SMS Twilio pobierze niewielką opłatę w zależności od kraju. Szacujemy, że średnio jedna uratowana w ten sposób rezerwacja może pokryć roczny koszt wszystkich wiadomości SMS.
WP Booking Panel pozwala w łatwy sposób włączyć przyjmowanie płatności online za swoje usługi za pomocą kart płatniczych, BLIKa, Apple Pay i Google Pay przy użyciu platformy przetwarzania płatności Stripe.
Wtyczka obsługuje zarówno tryb płatności na żywo, jak i testowy. Oznacza to, że możesz najpierw sprawdzić ustawienia płatności w trybie testowym, a jeśli wszystko jest w porządku - rozpocząć przyjmowanie prawdziwych opłat.
W tym celu wystarczy wpisać odpowiednie klucze, które otrzymasz na swoim koncie Stripe. Lista krajów, w których dostępny jest Stripe znajduje się tutaj - https://stripe.com/global
Jeśli praktykujesz otrzymywanie częściowej lub pełnej zaliczki za swoje usługi, możesz to bardzo łatwo ustawić w tej samej sekcji.
Warto wiedzieć, że administrator ma możliwość oznaczenia otrzymanej płatności za zamówienie w trybie ręcznym, nawet jeśli płatności online nie są skonfigurowane.
Wtyczka daje możliwość edytowania danych i harmonogramu pracy dowolnego pracownika, czasowego lub stałego blokowania możliwości rezerwacji tego konkretnego pracownika podczas składania zamówienia przez klientów.
Po dodaniu pierwszego pracownika będziesz mógł skonfigurować jego harmonogram pracy, czyli określić początek i koniec dnia roboczego, dni wolne od pracy, przerwę obiadową w razie potrzeby.
Podczas dodawania nowego pracownika, wtyczka tworzy konto pracownika, dzięki czemu osobisty harmonogram pracy z rezerwacjami jest zawsze w jego smartfonie. Dane do logowania są wysyłane automatycznie na adres e-mail danego pracownika.
Jeśli dla Twoich klientów ważne jest, aby podczas dokonywania rezerwacji mogli wybrać konkretnego wykonawcę usługi, zaznacz odpowiednie pole. Wtedy Twój klient będzie mógł zobaczyć wolne terminy rezerwacji wszystkich pracowników, którzy wykonują tę usługę. W tym również tego konkretnego pracownika, do którego jest przyzwyczajony. Opcja ta jest ważna np. dla salonów kosmetycznych czy klinik.
Czy cena Twoich usług zależy od określonych parametrów? I czy chciałbyś, aby cena za taką usługę była wyliczana na bieżąco bezpośrednio na stronie podczas dokonywania rezerwacji?
Wtyczka WP Booking Panel ma tę funkcję. Możesz stworzyć potrzebną liczbę szablonów parametrów dla różnych typów usług. Podczas dodawania lub edycji ceny usługi istnieje opcja "Cena z parametrami", wybierając którą można określić kwotę, o którą cena wzrośnie, gdy klient wybierze określoną opcję. W ten sposób cena za zamówienie jest wyliczana dynamicznie.
Szablon parametrów do wyliczenia ceny usług sprzątania domów jest już w komplecie.
Stosowanie kodów promocyjnych to jeden z rodzajów skutecznej stymulacji sprzedaży.
Wе wtyczce WP Booking Panel możesz ustawić dowolną liczbę kodów promocyjnych zarówno dla rabatu procentowego, jak i zniżki na określoną, konkretną kwotę. Kod promocyjny dynamicznie obniży kwotę rezerwacji usługi dla klienta, który wpisze kod promocyjny podczas składania zamówienia.
Usługi dodane przez administratora wtyczki WP Booking Panel są publikowane na stronie automatycznie. Możesz opublikować dowolną liczbę usług. Każda usługa jest przypisana do odpowiedniej kategorii.
Oprócz strony "Rezerwacja terminów", na której publikowana jest pełna galeria dodanych usług, możesz umieścić przycisk "Zarezerwuj termin" w dowolnym miejscu swojej strony. Odbywa się to za pomocą odpowiedniego krótkiego kodu usługi, której przycisk rezerwacji chcesz umieścić.
Po aktywacji wtyczki będziesz miał dwie wstępnie ustawione kategorie "Kategoria 1" i "Kategoria 2". Zmień ich nazwy na te, których potrzebujesz. Możesz też dodać dowolną ilość nowych kategorii lub usunąć niepotrzebne.
Ponieważ usługi są powiązane z wykonawcami (pracownikami lub podwykonawcami), początkowo trzeba będzie dodać co najmniej jednego pracownika w sekcji "Ustawienia".
Aby edytować usługę, wystarczy zmienić istniejące dane na te, które są aktualne w danej chwili i kliknąć przycisk "Zapisz". Jeśli potrzebujesz jedynie zmienić zdjęcie usługi - wystarczy wgrać nowy plik ze zdjęciem (nie musisz w tym przypadku naciskać przycisku "Zapisz").
Aby zwiększyć sprzedaż, możesz zastosować promocje na określone usługi. W tym przypadku jest to obniżenie ceny bazowej usługi o określony procent, który obowiązuje przez wybrany przez Ciebie okres czasu. Taka usługa otrzymuje czerwoną plakietkę z procentowym rabatem, która będzie pokazywana Twoim klientom w trakcie trwania promocji.
Dodawanie i edytowanie promocji jest związane z usługami, więc jest możliwe podczas manipulowania konkretną usługą. Rabat jest stosowany tylko do ceny podstawowej. Dlatego, jeśli używasz ceny z parametrami, rabat nie jest stosowany do wartości dodanej opcji, gdy klient wybierze tę opcję.
W sekcji "Zamówienia" zobaczysz wszystkie rezerwacje swoich usług, będziesz mógł zaznaczać płatności (także częściowe) w trybie ręcznym, zatwierdzać rezerwacje, w razie potrzeby przypisywać pracowników.
Możesz znaleźć żądane zamówienie według imienia lub nazwiska klienta, numeru zamówienia.
Możesz również filtrować zamówienia za określony okres, według statusu rezerwacji, według kategorii, według określonej usługi, według pracownika i statusu płatności. Możesz użyć jednego filtra, kilku filtrów lub wszystkich naraz.
Wtyczka WP Booking Panel wykorzystuje dwa rodzaje statusów, status rezerwacji dla konkretnej usługi (która może być częścią zamówienia) oraz status płatności dla zamówienia (które może zawierać kilka rezerwacji usług). Dla ułatwienia statusy rezerwacji są oznaczone kolorami.
Aby otworzyć kartę zarządzania rezerwacją, wystarczy kliknąć na odpowiednią rezerwację. Zobaczysz szczegółowe informacje, a także przyciski do zarządzania rezerwacją, przycisk do przypisania pracownika w razie potrzeby, historię płatności, informację o zastosowanym kodzie promocyjnym oraz linki do wszystkich innych rezerwacji, jeśli takie są w tym zamówieniu.
Klikając przycisk w ostatniej kolumnie zamówień, otworzysz okno z historią płatności dla odpowiedniego zamówienia. Płatności otrzymane online są oznaczane automatycznie. Administrator ma również możliwość ręcznego oznaczania otrzymanych płatności.
Wtyczka WP Booking Panel zapewnia również możliwość zwrotu płatności online w razie potrzeby. Czyli jeśli płatność jest otrzymywana przez Stripe, to administrator może zwrócić taką płatność jednym kliknięciem przycisku.
Sekcja Kalendarz wyświetla wszystkie rezerwacje na Twoje usługi w formie interaktywnej tabeli, gdzie w lewej kolumnie znajdują się pracownicy, a w górnym wierszu godziny pracy Twojej firmy. Jeśli w sekcji "Ustawienia" zaznaczono, że klient może wybrać konkretnego pracownika, wszystkie nowe rezerwacje będą wyświetlane w wierszu wybranego pracownika. W przeciwnym razie rezerwacje zostaną umieszczone w linii "Nie przypisano" w wybranym przez klienta terminie.
Kliknięcie na rezerwację otworzy odpowiednią kartę zarządzania rezerwacją, o której można przeczytać powyżej. Możesz również zmienić czas rezerwacji w ciągu dnia, na przykład z 10.00 na 16.00, po prostu przeciągając myszką wybraną rezerwację na pożądany czas.
Ta sekcja kontroluje również początkową rezerwację dla klientów. Domyślnie rozpoczyna się ona od jutra. Przy tym ustawieniu klienci nie będą mogli zarezerwować wizyty dzisiaj na dzisiaj.
Aby Twój kalendarz rezerwacji online był zawsze aktualny, wtyczka WP Booking Panel umożliwia administratorowi samodzielne dodawanie rezerwacji (na przykład dla tych klientów, którzy zadzwonili do Ciebie telefonicznie lub umówili się na kolejną wizytę bezpośrednio w Twoim salonie kosmetycznym lub klinice).
Nie musisz za każdym razem wprowadzać danych klienta, jeśli został on już dodany do bazy. Wystarczy zacząć wypełniać pole z imieniem, a niżej pojawi się lista wszystkich klientów, z której wystarczy wybrać tego, którego potrzebujemy - a wszystkie dane zostaną automatycznie wprowadzone.
Wystarczy przeciągnąć myszką rezerwację, która nie ma przypisanego wykonawcy do wiersza odpowiedniego pracownika i zatwierdzić akcję klikając zielony przycisk.
Jeśli jesteś tym jednym pracownikiem, wygodniej będzie Ci korzystać z konta administratora WordPressa zamiast konta pracownika - i to bezpośrednio na smartfonie.
otwiera kartę zarządzania rezerwacją
zmienia status na "Zakończona" i wysyła e-mail do klienta o możliwości podziękowania napiwkiem za dobrze wykonaną pracę (jeśli włączone są płatności online)
Ta sekcja służy głównie do szybkiego dostępu do kontaktów z klientami.
Po dodaniu nowego klienta zostanie dla niego utworzone konto, na którym będą wyświetlane wszystkie jego rezerwacje. Dane dostępowe zostaną automatycznie wysłane do klienta pocztą elektroniczną.
Dla nowych klientów, którzy rezerwują Twoje usługi online, konta są tworzone automatycznie.
Możesz edytować wszystkie dane kontaktowe klienta z wyjątkiem adresu e-mail.
Dzięki WP Booking Panel możesz wyeksportować swoją bazę klientów do pliku CSV. W tym przypadku numery telefonów będą od razu w międzynarodowym formacie wymaganym dla kampanii SMS.
Na swoim koncie pracownik widzi domyślnie swój aktualny grafik, a także liczbę rezerwacji na najbliższe 7 dni, które są przedstawione na kolorowych plakietkach przy odpowiednich datach. Zatwierdzone rezerwacje są oznaczone kolorem zielonym. Te rezerwacje, które wymagają akceptacji pracownika są oznaczone kolorem pomarańczowym. Aby zobaczyć harmonogram w konkretnym dniu, wystarczy na niego kliknąć.
otwiera podstawowe informacje dotyczące rezerwacji
zmienia status na "Zakończona" i wysyła e-mail do klienta o możliwości podziękowania napiwkiem za dobrze wykonaną pracę (jeśli włączone są płatności online)
służy do rezygnacji z wykonania zarezerwowanej usługi, po czym rezerwacja zostaje przeniesiona do kategorii "Nie przypisane" i otrzymuje status "Nowa"
otwiera zablokowany dzień na rezerwacje
Większość klientów będzie rezerwować Twoje usługi online za pomocą urządzeń mobilnych. Wtyczka WP Booking Panel zapewnia klientom prosty i intuicyjny proces rezerwacji zarówno na komputerach stacjonarnych, jak i smartfonach.
W zależności od wybranej daty i pracownika, klienci widzą dostępne terminy. Można dodać kilka usług do jednego zamówienia, użyć kodu promocyjnego na zniżkę, a cena zamówienia zostanie przeliczona automatycznie. Gdy klient dokonuje rezerwacji po raz pierwszy, zostanie dla niego utworzone konto, do którego zostanie zalogowany zaraz po złożeniu zamówienia.
Wszystkie powtórne zamówienia zalogowanych klientów będą realizowane bez konieczności ponownego wprowadzania ich danych.
Po aktywacji płatności online z Twojej strony, klient może zapłacić za zarezerwowane usługi kartą płatniczą, BLIKem, Apple Pay lub Google Pay na swoim koncie.
Warto wiedzieć, że administrator ma możliwość oznaczenia otrzymanej płatności za zamówienie w trybie ręcznym, nawet jeśli płatności online nie są skonfigurowane.
Na ich kontach klienci mają możliwość podziękowania napiwkiem za dobrze wykonaną pracę.
Klient otrzyma powiadomienie mailowe o takiej możliwości w momencie, gdy pracownik oznaczy zarezerwowaną usługę jako "Zakończoną".
Najważniejsze jest to, że Twoja strona z systemem rezerwacji automatycznie tworzy, numeruje, przyjmuje płatności, przygotowuje do pobrania i wysyła e-mailem karty podarunkowe w formacie PDF. I nie musisz już ponosić kosztów druku i designu.
Przycisk do zamawiania karty podarunkowej ustawiany jest tym samym krótkim kodem, co przycisk do rezerwacji wizyty. W przypadku potrzeby wyłączenia przycisku do zamawiania kart podarunkowych dla danej usługi, w edycji odpowiedniej usługi, w ustawieniach "Ważnośc kart podarunkowych" należy wybrać opcję "Wyłączenie kart podarunkowych dla usługi".
Możesz uzyskać te informacje na swoim koncie twilio.com, jak pokazują strzałki na zrzucie ekranu poniżej.
Proponujemy skorzystać z darmowego serwisu cron-job.org. Załóż konto i kliknij przycisk "CREATE CRONJOB". Następnie wystarczy wkleić link z odpowiedniej sekcji ustawień wtyczki WP Booking Panel do pola URL. Starannie skonfiguruj harmonogram wykonania, najlepiej tak, jak pokazano poniżej.
Na swoim koncie w Sendgrid, w sekcji Settings > API Keys, kliknij przycisk Create new API key i skopiuj. Szczególną cechą Sendgrid jest to, że klucz będzie wyświetlany tylko raz.
Na swoim koncie w Stripe jak pokazują strzałki. Po aktywacji konta do przyjmowania płatności w trybie live, dodaj klucz live w ustawieniach WP Booking Panel i wyłącz tryb testowy.
